Положение об обработке и защите персональных данных ООО "УправДом" Печать

Утвержден

Приказом ООО «УправДом»

                                                              от «11» января  2011 г.  № 18


















ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОБРАБОТКЕ И ЗАЩИТЕ
ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

ООО «УправДом»












г. Сокол

2011 год

1.    Общие положения

1.1. Настоящее Положение имеет своей целью закрепление механизмов обеспечения прав субъекта на сохранение конфиденциальности информации о фактах, событиях и обстоятельствах его жизни.

1.2. Настоящее Положение об обработке и защите персональных данных (далее - Положение) определяет порядок сбора, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных работников, в соответствии с законодательством Российской Федерации и гарантии конфиденциальности сведений о работнике предоставленных работником работодателю и собственников помещений в многоквартирных домах, находящихся на управлении (обслуживании) ООО «УправДом».

1.3. Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», иными нормативно-правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации.


2.    Основные понятия


Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:

2.1. Оператор персональных данных (далее оператор) - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных. В рамках настоящего положения оператором является – Общество с ограниченной ответственностью «УправДом»

2.2. Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация о физическом лице.

2.3. Субъект – субъект персональных данных.

2.4. Работник - физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с оператором.

2.5. Обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

2.6. Распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом.

2.7. Использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц.

2.8. Блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи.

2.9. Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

2.10.    К персональным данным относятся:

2.10.1.      Сведения, содержащиеся в основном документе, удостоверяющем личность субъекта.

2.10.2.      Информация, содержащаяся в трудовой книжке работника.

2.10.3.      Информация, содержащаяся в страховом свидетельстве государственного пенсионного страхования.

2.10.4.      Сведения, содержащиеся в документах воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

2.10.5.      Сведения об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или подготовки.

2.10.6.      Сведения, содержащиеся в свидетельстве о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации.

2.10.7.      Сведения о семейном положении работника.

2.10.8.      Информация медицинского характера, в случаях, предусмотренных законодательством.

2.10.9.      Сведения о заработной плате работника.

2.10.10.  Сведения о социальных льготах;

2.10.11.  Сведения о наличии судимостей;

2.10.12.  Место работы или учебы членов семьи;

2.10.13.  Содержание трудового договора;

2.10.14.  Подлинники и копии приказов по личному составу;

2.10.15.  Основания к приказам по личному составу;

2.10.16.  Документы, содержащие информацию по повышению квалификации и переподготовке сотрудника, его аттестация, служебное расследование.

2.10.17.  Сведения о награждении государственными наградами Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий.

2.10.18.  Сведения о собственниках многоквартирных домов, в отношении которых ООО «УправДом» является управляющей (обслуживающей) организацией (Ф.И.О., сведения, содержащиеся в правоустанавливающих документах, адрес проживания, регистрации, номера телефонов).

3.    Обработка персональных данных


3.1.        Общие требования при обработке персональных данных.


В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина при обработке персональных данных обязаны соблюдаться следующие требования:

3.1.1.          Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов РФ, содействия субъектам персональных данных в трудоустройстве, продвижении по службе, обучении, контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения личной безопасности субъекта персональных данных и членов его семьи,  а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества оператора.

3.1.2.          Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и/или морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации.

3.1.3.          При принятии решений, затрагивающих интересы субъекта персональных данных, нельзя основываться на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

3.1.4.          Работники или их законные представители должны быть ознакомлены под расписку с документами оператора, устанавливающими порядок обработки персональных данных субъектов, а также их права и обязанности в этой области.

3.1.5.          Субъекты персональных данных, не являющиеся работниками, или их законные представители имеют право ознакомиться с документами оператора, устанавливающими порядок обработки персональных данных субъектов, а также их права и обязанности в этой области.

3.1.6.          Субъекты персональных данных не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.


3.2.        Получение персональных данных.


3.2.1.          Все персональные данные следует получать непосредственно от субъекта персональных данных. Субъект самостоятельно принимает решение о предоставление своих персональных данных и дает  письменное согласие на их обработку оператором путем заполнения формы заявления-согласия субъекта на обработку персональных данных, представленной в приложении №1 к настоящему положению, либо подписания договора управления или обслуживания, содержащего положение о согласии субъекта на обработку, сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение, трансграничную передачу персональных данных, а также осуществление любых иных действий с персональными данными собственника с учетом действующего законодательства.


3.2.2.          В случае недееспособности либо несовершеннолетия субъекта персональных данных все персональные субъекта следует получать от его  законных представителей. Законный представитель самостоятельно принимает решение о предоставлении персональных данных своего подопечного и дает письменное согласие на их обработку оператором. Форма заявления-согласия на обработку персональных данных подопечного представлена в приложении №2  к настоящему положению.

3.2.3.          Письменное согласие не требуется, если обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения гражданско-правового договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных.

3.2.4.          Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случаях указанных в пункте 3.2.2. настоящего положения согласие может быть отозвано законным представителем субъекта персональных данных. Форма отзыва согласия на обработку персональных данных представлена в приложении №3 к настоящему положению.

3.2.5.          В случаях, когда оператор может получить необходимые персональные данные субъекта только у третьей стороны, субъект должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. В уведомлении оператор обязан сообщить о целях, способах и источниках получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и возможных последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение. Согласие оформляется в письменной форме в двух экземплярах: один из которых предоставляется субъекту, второй хранится у оператора. Форма  заявления-согласия субъекта на получение его персональных данных от третьей стороны представлена в приложении №4 к настоящему положению.

3.2.6.          Запрещается получать и обрабатывать персональные данные субъекта о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни.

3.2.7.          Запрещается получать и обрабатывать персональные данные субъекта о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами.

3.2.8.          В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации оператор вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни субъекта только с его письменного согласия.


3.3.         Хранение персональных данных.


3.3.1.          Хранение персональных данных субъектов осуществляется кадровой службой и бухгалтерией на бумажных и электронных носителях с ограниченным доступом.

3.3.2.          Личные дела хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и пронумерованные по страницам. Личные дела хранятся в специально отведенном шкафу, оборудованном запирающим устройством, обеспечивающим защиту от несанкционированного доступа.

3.3.3.          Подразделения, хранящие персональные данные на бумажных носителях, обеспечивают их защиту от несанкционированного доступа и копирования согласно «Положению об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», утвержденному постановлением правительства РФ 15 сентября 2008 г. N 687.


3.4.        Передача персональных данных


3.4.1.          При передаче персональных данных субъекта оператор обязан соблюдать следующие требования:

-    не сообщать персональные данные субъекта третьей стороне без письменного согласия субъекта или его законного представителя, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в случаях, предусмотренных Трудовым Кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами. Форма заявления-согласия субъекта на передачу его персональных данных третьей стороне отражена в приложении №5 настоящего положения;

-    предупредить лиц, получающих персональные данные субъекта, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные субъекта, обязаны соблюдать требования конфиденциальности;

-    не сообщать персональные данные субъекта в коммерческих целях без его письменного согласия;

-    не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения им трудовой функции;

-    передавать персональные данные субъекта представителям субъектов в порядке, установленном Трудовым Кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными субъекта, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций;

-    все сведения о передаче персональных данных субъекта регистрируются в Журнале учета передачи персональных данных в целях контроля правомерности использования данной информации лицами, ее получившими. В журнале фиксируются сведения о лице, направившим запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в их предоставлении, а также отмечается какая именно информация была передана. Форма журнала учета передачи персональных данных представлена в приложении №7 к настоящему положению.

3.4.2.          Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных субъекта распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.

3.4.3.          Внутренний доступ (доступ внутри организации) к персональным данным субъекта. Право доступа к персональным данным субъекта имеют:

-        руководитель организации;

-        главный бухгалтер;

-        сотрудник кадровой службы;

-        иные должностные лица организации, уполномоченные на это соответствующим приказом;

-        сам субъект, носитель данных.

3.4.4.          Все сотрудники, имеющие доступ к персональным данным субъектов, обязаны подписать соглашение о неразглашении персональных данных. Форма соглашения о неразглашении персональных данных представлена в приложении №6 настоящего положения.

3.4.5.          К числу массовых потребителей персональных данных вне учреждения относятся государственные и негосударственные функциональные структуры: налоговые инспекции; правоохранительные органы; органы статистики; страховые агентства; военкоматы; органы социального страхования; пенсионные фонды; подразделения федеральных, республиканских и муниципальных органов управления. Надзорно-контрольные органы имеют доступ к информации только в сфере своей компетенции.

3.4.6.          Организации, в которые субъект может осуществлять перечисления денежных средств (страховые Общества, негосударственные пенсионные фонды, кредитные учреждения, ресурсоснабжающие организации) могут получить доступ к персональным данным субъекта только в случае его письменного разрешения.


3.5.Уничтожение персональных данных


3.5.1.          Персональные данные субъектов хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

3.5.2.          Документы, содержащие персональные данные, подлежат хранению и уничтожению в порядке, предусмотренном архивным законодательством Российской Федерации.


4.    Права и обязанности субъектов персональных данных и оператора.


4.1.В целях обеспечения защиты персональных данных субъекты имеют право:

-      получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

-      осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

-      требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением законодательства;

-      при отказе оператора или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные субъекта - заявить в письменной форме о своем несогласии, представив соответствующее обоснование;

-      дополнить персональные данные оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

-      требовать от оператора или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные субъекта, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

-      обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие оператора или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных субъекта.


4.2.Для защиты персональных данных субъектов оператор обязан:


-      за свой счет обеспечить защиту персональных данных субъекта от неправомерного их использования или утраты в порядке, установленном законодательством РФ;

-      ознакомить работника или его представителей с настоящим положением и его правами в области защиты персональных данных под расписку;

-      по запросу ознакомить субъекта персональных данных, не являющегося работником, или в случае недееспособности либо несовершеннолетия субъекта, его законных представителей с настоящим положением и его правами в области защиты персональных данных;

-      осуществлять передачу персональных данных субъекта только в соответствии с настоящим Положением и законодательством Российской Федерации;

-      предоставлять персональные данные субъекта только уполномоченным лицам и только в той части, которая необходима им для выполнения их трудовых обязанностей в соответствии с настоящим положением и законодательством Российской Федерации;

-      обеспечить субъекту свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;

-      по требованию субъекта или его законного представителя предоставить ему полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных.


4.3. Субъект персональных данных или его законный представитель обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.


5. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

5.1. Уполномоченные лица несут ответственность за нарушение режима защиты персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. Лица, которым сведения о персональных данных стали известны в силу их служебного положения, несут ответственность за их разглашение.

5.3. Обязательства по соблюдению конфиденциальности персональных данных остаются в силе и после окончания работы с ними вышеуказанных лиц.

5.4. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.


6. Контроль за выполнением требований настоящего Положения

6.1. Повседневный контроль за порядком обращения с персональными данными осуществляют начальники отделов организации.

6.2. Периодический контроль за выполнением настоящего Положения возлагается на начальников отделов организации.